¿Cómo organizarse? Evernote o notas para trabajar mejor y ser más productivo y organizado

Si estás empezando un poco a moverte, por así decirlo, fuera de tu trabajo, y te das cuentas de que tienes más tareas que hacer, a nivel no solo de salud, sino de trabajo.

Si tienes por ahí algún pequeño negocio o actividad que te reporta cierto nivel de ingresos, o un hobby al que realmente le dedicas mucho tiempo y esfuerzo, o estás emprendiendo, si tienes según que cargas familiares o sociales, etcétera, se te pueden empezar a acumular muchísimas tareas.

Cuanto más mayor seas y más cosas tienes encima, más tareas se nos van acumulando, más cosas tenemos en la cabeza, más planas tenemos que organizar, y creo que es importante ver un poco cómo organizarnos.

Porque yo al principio simplemente tenía notas, y en un post-it me cabían las cosas, después poco a poco necesité cosas más grandes, y me organicé en un folio por sectores las cosas, e ir reorganizándolo, me iba anotando las cosas en post-it pequeños y pasándolas al folio grande, las iba tachando según las iba haciendo, etcétera.

Eso fue a más, y a más, hasta que acabé con una montaña de notas, porque incluye proyectos a largo, medio y corto plazo, cosas que sería interesante hacer, cosas que quieres conseguir en un futuro, cosas que te gustaría tener, libros que tienes que leer, tareas pendientes del hogar, mil historias.

Al final acabas teniendo un montón de cosas pendientes por registrar, porque al fin y al cabo son cosas a las que vas a volver y vas a acabar haciendo, así que, ¿Cómo organizarlas cuando llegas a ese punto de no tener ni idea?

Vamos a ver un poco como tengo organizadas las cosas ahora, que aun estoy en transición, pasando notas a digital, porque llegó un momento en que no me podía apañar más en papel, perdía más tiempo traspasando y organizando notas que haciendo cosas, así que se acabó, se pasan las cosas a digital.

Así que lo esencial ya lo tengo pasado, y el resto ya lo iré pasando. Yo utilizo Evernote, lo uso en su versión gratuita, con el móvil y el ordenador portátil son dos dispositivos, si necesitas un montón de espacio por lo que sea, o muchos dispositivos, puedes pagar la versión premium.

Creo que tengo un enlace en la sección de recursos en mi página web, pero no lo necesitáis, con la versión gratuita vas que tiráis. Al final usé Evernote, me descargué la aplicación hace como dos años, y no la usé porque no me hacía falta.

Ahora me hace falta, es esencial, y ya aprendí, lo hice rápidamente, cómo organizarlo todo bien, fácil y sencillo. Lo organizo como lo organizaba en mis notas, solo que ahora es en forma digital, mucho más visual, puedo buscarlas, con el comando “buscar” busco cualquier palabra, para asegurarme que no hay cosas repetidas, que todo está en orden, y aquí lo tengo todo.

Tengo accesos directos, primero que todo, para las cosas que utilizo normalmente, que son Corto plazo, ideas lúcidas, que son todas las cositas que se me van ocurriendo, y me las anoto, básicamente ese es el cajón donde pongo las cosas rápidamente, que tienes que poner en algún lado y no sabes dónde.

Siguiente es recurrentes, ahí tengo todas las tareas que tengo que hacer al día, a la semana, al mes, al año, etcétera. También incluye la gente con la que tengo que quedar de vez en cuando, y ciertos mottos, o frases para recordarme cosas que en este momento aún no tengo bien integradas en la cabeza y quiero interiorizar.

La última que tenía, por ejemplo, era el hecho de que cuando hacía ejercicio, tenía que estar en superhabit, y cuando no lo hacía tenía que estar en déficit calórico, ese es un ejemplo, he tenido muchísimas cosas diferentes que meterme en la cabeza.

Tengo también facturas, pagos, y esas cosas que tengo que hacer, y cuándo lo tengo que hacer, desde cosas como la factura del móvil y el alquiler, hasta el Hosting de mi página web. Cosas como recoger mi título de la universidad, recoger un titulo de un curso que hice aquí, etcétera, cosas más a largo plazo que pueden esperar.

Después, medio plazo incluye un poco todas las cosas que tengo que hacer, durante los próximos meses idealmente, y pues les pongo en algunos casos concretos colores. Luego compras, son cosas que tengo que ir medio organizándome, compras personales, para la casa o de otro tipo.

Cosas que no necesito ya pero que es importante tener en mente, y al fondo de compras, ideas, que son cosas que me gustaría tener pero que no necesito. Yo soy muy cuidadoso con mis compras, y siempre me suelo anotar las cosas, y suelo esperar un rato largo antes de comprarlas.

Y después tengo una carpeta de basura, que se llama “por organizar”, dónde organizo todo. Ahora bien, esos son los accesos directos, las cosas están organizadas.

Ahora mismo tengo cinco carpetas ordenadas, primero tareas pendientes, luego borrador, mejoras, información y la última es fuerte. Si entramos en Tareas pendientes, está corto plazo, donde tengo varias cosas, cosas que hay que hacer ya, cosas a corto plazo, y cosas en las que estoy esperando, que tengo pendiente.

Y luego después de corto plazo tengo Cosas importantes, una serie de cosas que tengo que hacer pronto, pero que además son importantes, que tengo que hacer ya, en base a mis proyectos.

Finalmente tengo dos cosas más, donde tiendo a acumular cosas fáciles de hacer, que me las quito del medio en dos o tres horas un día cuando no tengo ganas de trabajar y puedo hacer cosas fáciles.

Las tengo clasificadas como basurilla importante, cosas rápidas que se pueden hacer, pero son muchísimas, y basurilla fácil, que son cosas marginales que puedo abandonar completamente, que me gustaría hacer pero que requiere un tiempo,

En muchos casos estas cosas simplemente me las acabo apuntando en el móvil, o cuando me voy a dormir, caminando, en el trabajo, o lo que sea. Después, en medio plazo tengo una lista de cosas que hay que hacer pronto, pero no tan pronto como a Corto plazo.

Cosas que debería hacer a medio plazo, pero que ya veremos cuando las hacemos, y cosas que debería considerar hacer, es decir, cosas que sí o sí tengo que hacer, cuando acaba con las de corto plazo o cuando no tenga otra opción.

Cosas que debería hacer pero que ya veremos si las hago, y cosas que tengo que plantearme si siquiera quiero hacerlas. Después tengo por aquí algún proyecto pendiente en general en las cosas de hacer pronto.

Y por último tendríamos los recurrentes, que ya he comentado, y largo plazo, que incluye un poco todas las cosas que tendría que hacer, en plan de estudios y otras cosas, está un poco en desarrollo, pero lo puedes organizar un poco según cómo sea tu vida.

Eso es como tengo organizadas las tareas, corto, medio y largo plazo, dentro de cada una hay una serie de bloques. En la carpeta número dos, Borrador.

Aquí tengo un poco cosas como todas las ideas lúcidas que he comentado, que son cosas que acabo de escribir y tengo que organizar, después cosas que debería hacer, y cosas que debería aprender, pero que no son muy importantes, no las pongo en ningún plazo porque no son ni siquiera tareas que considerar, son cosas que ya veremos.

Cosas que tienes que tener en mente, porque siempre es bueno saber que están ahí como una opción, y que en algún momento quizá quieras mirarlas para incluirlas en tareas.

Después, la carpeta número tres, mejoras. Primeramente, proyectos, cosas que quiero hacer, que no sé cuando las voy a hacer, no son lo más urgente. Compras, que ya he hablado de ellas, después libros, cosas que quiero leer.

Y en la carpeta 3.4 tengo Futuro ideal, y creo que esta carpeta para mi es importante, porque me ayuda a entender qué es lo que quiero y qué estoy haciendo para conseguirlo, estoy dando los pasos correctos. Tengo cosas sobre mi casa, sobre objetos, circunstancias, vestimenta, etc.

Todo eso son en muchos casos pequeñas tonterías, pero dirige también hacia donde quieres enfocar tu desarrollo personal, qué cantidad de dinero necesitas, qué calidad de vida estás llevando, y cómo enfocas tu vida para que llegue a las circunstancias a las que quieres llegar.

Después tenemos información, en donde está Salud, aquí todavía tengo que hacer muchas cosas, tengo aquí información sobre ejercicios, nutrición, cosas que tengo que hacer, etcétera, porque la salud es muy importante y va delante de todo lo demás.

Tengo también una carpeta de transhumanismo, porque yo soy muy fan de eso. Y ya voy terminando, simplemente comentar que tenía también una carpeta sobre ocio, películas, series, documentales, juegos, etcétera, y una última carpeta sobre mi blog.

Y tengo también otra carpeta, que aún estoy creando, donde estoy poniendo registro de cosas que tengo que tener en mente, por ejemplo, en qué páginas o plataformas están almacenadas mis tarjetas de crédito, y así.

Tengo otras formas de organizarme, con los marcadores de mi explorador web, ahí te puedes anotar muchas cosas, yo lo tengo organizado por las cosas que consulto más regularmente, como YouTube, mi negocio, los comentarios de YouTube, mi email, etcétera.

Después tengo carpetas sobre salud, y ahí se van dividiendo, me complemento también con mi Excel, especialmente en lo financiero, donde registro mes a mes mi patrimonio y mis inversiones.

Después, por último, en mi ordenador tengo otra carpeta en la que registro algunas cosas, como nóminas, registros académicos y todas esas historias, todo eso lo acabo guardando en un disco duro, por seguridad.

Ahora, no quiero que toméis esto como una guía rígida, simplemente quiero que veáis como yo lo he hecho y en base a ello os organicéis vosotros. Para mí esta ha sido la forma más clara en la que me podía organizar, por eso os la quería contar detalladamente, por si os sirve de ejemplo.

Quizá necesitéis un concepto totalmente distinto, porque tenéis menos cosas que yo, o porque tenéis más y necesitáis algo más específico, como sea, pero tienes que buscar una forma de organizarte, y la que te funcione al final es a la que te adherirás.

Yo esto lo hice poco a poco en papel, acabé desarrollando de forma innata, sin darme cuenta, y me funciona muy bien, pero a cada uno le funcionará como le funcione. Insisto si tienes pocas cosas, quizá te apañes en papel.

Pero llega un momento en el que no tiene precio poder mirar las cosas desde cualquier sitio, y luego en el ordenador organizarte con más calma, tener todo organizado por sectores, fácilmente poder borrar y añadir, mover, etcétera.

Para mí ha sido clave, y una de las cosas que me lo ha facilitado es crearme tablas, como si fuera un Excel, lo que suelo hacer son tres columnas o cuatro columnas con cosas, con cosas, así tengo cosas que hacer ya en la primera, cosas que hacer pronto en la segunda, cosas en las que estoy esperando, tercera, y así enlistando.

Recomiendo que lo probéis, Evernote funciona bastante bien, sino, cualquier otro programa para organizaros, y si tenéis pocas cosas pues en papel os puede funcionar.