¿Cómo ser más productivo? ¿Cómo gestionar tu tiempo y tus tareas?

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Para gestionar bien tu tiempo tienes que tener en cuenta los tres componentes del mismo, la cantidad de tiempo que no utilizas, la cantidad de tiempo que utilizas en tareas que no son correctas, y la cantidad que usas en tareas que son correctas pero que no utilizas de forma correcta.

Yo uso la distribución de Pareto, que en términos muy burdos podemos asociar que, el 80% del esfuerzo que tú hagas te va a dar el 20% de los resultados, haciendo una extrapolación muy genérica, podríamos decir que en el día a día una persona desaprovecha el 80% del tiempo y aprovecha el 20.

Partiendo de esa base, intenta quitar ese 80% del tiempo que estás desaprovechando, e intenta dedicarlo a tareas que crees que son productivas para tus fines, sean las que sean. No tiene por qué ser todo el rato el mismo fin, y entiendo que tengas que dejar pequeños márgenes para el descanso.

Pero en la medida de lo posible, si lo que quieres es ser más productivo tienes que intentar usar todo ese tiempo inútil que realmente no consideras que está ahí. No es la primera vez que una persona me dice que no tiene tiempo para hacer nada, y cuando analizamos su día nos damos cuenta de que tiene 3 horas de televisión por la noche, ¿qué demonios me estás contando con que no tienes tiempo para hacer nada?

¿Eres consciente de que el tiempo que tienes mal alocado a las cosas cuenta como tiempo, y que el tiempo libre no es simplemente estar en la cama tirado, que es cualquier cosa que no sea productiva y que es una actividad placentera que haces porque estás procrastinando?

Si te paras a quitar todos los ratos muertos que tiene la gente y todos los ratos de ocio o de actividades que sólo hacen para procrastinar, si todos esos ratos los usas en cosas productivas, la productividad sería muchísimo mayor.

Dentro de las actividades productivas que estamos haciendo, y aquí sí que estoy de acuerdo con la ley del 80/20, generalmente un 80% de las tareas que hagas te van a producir un 20% de resultado, y el 20% te va a dar un 80%.

Párate a ver si de ese 80% ineficiente hay tareas que no puedes evitar hacer o que es recomendable que hagas por ciertos motivos, pero si no, intenta eliminar ese 80% de tareas que no son rentables. Concéntrate en el 20% que te da los resultados y ve hasta qué punto es escalable.

Nuevamente, si hacemos esto y eliminamos el 80% de las cosas que no nos son prácticas consigues muchísima más rentabilidad, yo estoy lo vi cuando empecé con mi negocio, le dedicaba muchísimo tiempo, y al cabo de un año le dedicaba quizá la cuarta parte del tiempo y obtenía los mismos resultados, tanto financieros como de trabajo neto.

La gran mayoría de las cosas que haces, si bien no tienen por qué ser totalmente inútiles, te dan muy pocos resultados, y te das cuenta de que en muchos casos si las eliminas no pasa nada.

Y, por otro lado, de ese 20% que produce los resultados, ¿estás utilizando el método correcto para hacerlo y tienes las habilidades correctas para hacerlo?, si no tienes las habilidades correctas, ¿Puedes aprender esas habilidades o dárselas a alguien es mejor?

Porque yo al principio en mi negocio, me paraba a hacer cosas que no podía hacer, y tuve que externalizarlas. Las estaba haciendo, podía hacerlas, pero había gente a la que se le iba a dar mejor, por lo que iba a ganar más dinero y el producto iba a ser mejor si externalizo el dinero a otra persona y yo dedico este tiempo a hacer otro tipo de tareas.

Y, por otro lado, si el problema no es que no sepas hacer la tarea, párate a pensar si estás haciendo la tarea de la forma correcta, ¿hay otra forma en la que puedas enfocar esa tarea para que la hagas en menos tiempo de forma más eficiente? Si es así, intenta hacerlo.

Si combinas esas tres cosas, evitar el tiempo no productivo, evitar tareas de baja productividad, y maximizar las tareas más productivas, vas a conseguir muchísimo más, de verdad.

Resumido así parece un consejo muy simple, pero siéndote sincero, al fin y al cabo, la productividad es algo simple, lo único que requiere es que tú muevas el trasero y seas estratégico al respecto, y el problema es que la gente tiene una pequeña vocecita en su cerebro que les lleva a procrastinar y a hacer tareas más placenteras, incluso tareas que parecía antes increíblemente aburridas o pesadas, de repente son maravillosas en comparación a aquello que deberías estar haciendo.

Esa una cuestión de, por un lado, disciplina, y, por otro lado, ser consciente de qué es lo que estás haciendo, y ser consciente de qué es lo que deberías estar haciendo.